Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Il s'agit d'un poste temporaire d'un an au Centre des étudiants en génie de l'Université McGill, à l'appui du programme de stages en génie. Il est possible de renouveler ce poste pour une deuxième année.
Résumé du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en ce qui a trait aux politiques et aux procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participe à l'organisation des activités de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Gérer les systèmes d'information informatisés.
Tâches et responsabilités principales :
- Agit en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recommande des changements de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
- Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux et des rapports annuels. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prend des notes et dactylographie divers documents tels que la correspondance, les rapports, les mémos. Signer certains documents.
- Participer aux activités liées aux affaires étudiantes telles que l'admission, la préinscription, l'inscription, l'aide financière et les questions relatives aux étudiants internationaux. Suivre les inscriptions, les changements de cours, les rapports sur la situation des étudiants, les prêts, les bourses et l'octroi de bourses d'études. Renvoie les problèmes ne relevant pas de son domaine d'expertise aux personnes ressources ou aux fonctionnaires compétents.
- Fournit des informations aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Détermine la raison de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Évalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.
- Organise des réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
- Coordonne l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organise les déplacements.
La liste des tâches et des responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches susceptibles d'être accomplies par un employé dont le poste a été associé à la présente description d'emploi générique.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
Nous recherchons une personne enthousiaste et diligente pour aider à soutenir le programme de stages en ingénierie. Expérience dans le domaine des affaires étudiantes. Compétences organisationnelles démontrées et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Capacité à établir des priorités, à respecter des délais stricts et à travailler sous pression. Orientation vers le service et capacité à transmettre et à recevoir des informations avec précision. Excellentes aptitudes à la communication écrite et aux relations interpersonnelles. Aptitude avérée à travailler dans un environnement PC en utilisant la suite Windows (Word, Excel, MS Teams, MS Forms), des bases de données, des feuilles de calcul, Banner, Minerva (SIS). La connaissance de la plateforme de gestion de carrière Orbis et l'expérience des médias sociaux sont un atout. Connaissance du français et de l'anglais. L'Université McGill est une université de langue anglaise et les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $28.56 - $35.40
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director Engineering Career Center
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2024-07-31
Date limite pour postuler :
2023-05-25
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.